Rechnung bei der bKV einreichen: So erhalten Sie Ihr Geld zurück

Die Rechnung vom Zahnarzt liegt auf dem Tisch, die neue Gleitsichtbrille ist bezahlt, und in der Post war vor einigen Wochen eine Versicherungsbestätigung Ihres Arbeitgebers zur betrieblichen Krankenversicherung. Jetzt stellt sich die praktische Frage: Wie bekommen Sie Ihr Geld zurück, und was müssen Sie dafür tun? Die Antwort hängt vom Tarif ab, den Ihr Arbeitgeber abgeschlossen hat, folgt aber in den meisten Fällen einem ähnlichen Ablauf. Um die Rechnung bei der bKV einzureichen, sind einige Schritte zu beachten.

Bei der betrieblichen Krankenversicherung, kurz bKV, handelt es sich um eine Zusatzversicherung, die Ihr Arbeitgeber für die Belegschaft über einen Gruppenvertrag abschließt – also einen einzigen Vertrag, der alle teilnehmenden Beschäftigten einschließt. Die bKV tritt nicht an die Stelle Ihrer gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung, sondern ergänzt sie um zusätzliche Leistungen. Viele Arbeitgeber wählen dafür einen sogenannten Budgettarif: Sie erhalten ein jährliches Gesundheitsbudget, aus dem Sie selbst gewählte Leistungen wie Zahnreinigung, Sehhilfen, Heilpraktikerbehandlungen oder Vorsorgeuntersuchungen bezahlen lassen können. Bei einem Bausteintarif ist der Leistungsumfang dagegen in festen Modulen vorgegeben, etwa einem Zahn- oder einem Sehhilfebaustein.

Welche Leistungen genau erstattet werden, in welcher Höhe und zu welcher Erstattungsquote – also dem Anteil der Kosten, den die Versicherung übernimmt – regelt ausschließlich der jeweilige Tarif. Deshalb lässt sich pauschal wenig sagen, außer dass die Leistungsübersicht Ihres Tarifs die maßgebliche Grundlage ist. Sie liegt der Versicherungsbestätigung meist bei oder ist über das Portal Ihrer Personalabteilung abrufbar.

Rechnung bei der bKV einreichen: Die erforderlichen Dokumente

Für die Einreichung selbst brauchen Sie zunächst zwei Dokumente zur Hand: die Versicherungsbestätigung mit Ihrer Versicherungs- oder Kundennummer und die Originalrechnung der Behandlung oder des Kaufs. Eine Quittung allein reicht in der Regel nicht, da Versicherer eine spezifizierte Rechnung mit Diagnose- oder Leistungsangaben, Datum und Betrag verlangen. Prüfen Sie vorab in der Leistungsübersicht, ob die betreffende Leistung überhaupt erstattungsfähig ist – nicht jede Rechnung, die beim Arzt oder Optiker anfällt, ist automatisch eingeschlossen.

Den eigentlichen Einreichweg legt der Versicherer fest, nicht der Arbeitgeber. Viele Anbieter stellen dafür eine App oder ein Online-Kundenportal bereit, über das Sie die Rechnung fotografieren oder als PDF hochladen. Andere akzeptieren die Einsendung per E-Mail oder auf dem Postweg. Achten Sie darauf, die Rechnung an die vom Versicherer genannte Adresse oder das dafür vorgesehene Portal zu schicken, nicht an Ihre Personalabteilung – diese verwaltet den Vertrag, ist aber in der Regel nicht die Stelle, die einzelne Rechnungen bearbeitet. Geben Sie bei der Einreichung Ihre Versicherungsnummer an, damit die Zahlung korrekt zugeordnet werden kann, und hinterlegen Sie, sofern gefordert, eine Bankverbindung für die Erstattung.

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Wichtige Fristen und Regelungen bei der bKV

Ein Punkt, der häufig zu Verwirrung führt, ist der Unterschied zwischen dem Budgetjahr und der Einreichungsfrist. Welchem Kalenderjahr eine Rechnung zugerechnet wird, richtet sich üblicherweise nach dem Datum der Behandlung oder des Kaufs, nicht nach dem Tag, an dem Sie die Rechnung einreichen. Eine Behandlung aus dem Dezember zählt also zum Budget dieses Jahres, auch wenn Sie die Rechnung erst im Januar einschicken. Wie lange Sie Zeit haben, eine Rechnung nachzureichen, legt dagegen jeder Versicherer eigenständig in seinen Bedingungen fest; manche nennen eine konkrete Frist, bei anderen gilt lediglich die allgemeine gesetzliche Verjährung. Es lohnt sich, diese Frist in den eigenen Unterlagen nachzuschlagen, statt sich auf eine pauschale Regel zu verlassen.

Nicht genutztes Budget verfällt bei vielen Budgettarifs zum Ende des Kalenderjahres und wird nicht automatisch ins Folgejahr übertragen. Das bedeutet in der Praxis: Wenn Sie in einem Jahr keine oder nur wenige Rechnungen eingereicht haben, verringert sich dadurch nicht automatisch Ihr Anspruch für das kommende Jahr, aber das ungenutzte Guthaben aus dem alten Jahr ist in der Regel verloren. Ob und wie das im Detail geregelt ist, steht in den Versicherungsbedingungen Ihres Tarifs.

Bevor Sie eine Leistung in Anspruch nehmen, kann außerdem eine Wartezeit gelten – ein Zeitraum nach Versicherungsbeginn, in dem bestimmte Leistungen noch nicht erstattet werden. Solche Wartezeiten sind bei manchen Tarifen für einzelne Leistungsarten vorgesehen, bei anderen entfallen sie ganz. Auch hier gibt die Leistungsübersicht Auskunft, und im Zweifel hilft ein Blick in die vollständigen Versicherungsbedingungen weiter.

Auch wenn ein Budgettarif auf den ersten Blick großzügig wirkt, gibt es Grenzen. Nicht jede Rechnung ist erstattungsfähig, etwa wenn eine Leistung ausdrücklich ausgeschlossen ist oder der jährliche Höchstbetrag für eine bestimmte Kategorie bereits ausgeschöpft wurde. Fehlt auf der Rechnung eine erforderliche Angabe, etwa die genaue Leistungsbezeichnung, kann der Versicherer Rückfragen stellen oder die Erstattung zunächst zurückstellen. Es empfiehlt sich daher, Rechnungen möglichst zeitnah nach Erhalt zu prüfen und einzureichen, statt sie zu sammeln und erst am Jahresende zusammen abzugeben.

Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Behandlung oder Anschaffung unter Ihren Tarif fällt, ist die Leistungsübersicht die erste Anlaufstelle. Sie enthält üblicherweise eine Auflistung der erstattungsfähigen Kategorien samt möglicher Höchstbeträge und etwaiger Ausschlüsse. Bleiben nach dem Lesen Fragen offen, kann Ihre Personalabteilung meist klären, welcher Versicherer und welcher Tarif für Ihren Betrieb gilt, auch wenn sie selbst keine Einzelfallauskunft zu Ihrer Rechnung geben kann.

Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb ganz konkret: Suchen Sie Ihre Versicherungsbestätigung und die dazugehörige Leistungsübersicht heraus, prüfen Sie dort den genauen Einreichweg und die geltenden Bedingungen für Ihren Tarif, und reichen Sie Ihre Rechnung darüber ein. Sollten die Unterlagen nicht mehr auffindbar sein, ist die Personalabteilung der richtige Ansprechpartner, um zu erfahren, welcher Versicherer für die bKV in Ihrem Betrieb zuständig ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine betriebliche Krankenversicherung?

Die betriebliche Krankenversicherung (bKV) ist eine Zusatzversicherung, die Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter abschließen. Sie ergänzt die gesetzliche oder private Krankenversicherung um zusätzliche Leistungen.

Welche Unterlagen benötige ich für die Einreichung?

Für die Einreichung benötigen Sie die Versicherungsbestätigung mit Ihrer Versicherungsnummer und die Originalrechnung der Behandlung oder des Kaufs. Eine einfache Quittung reicht in der Regel nicht aus.

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung einzureichen?

Die Frist zur Einreichung einer Rechnung hängt vom jeweiligen Versicherer ab. Prüfen Sie die Bedingungen Ihres Tarifs, um die genaue Frist zu erfahren.

Was passiert mit ungenutztem Budget?

Nicht genutztes Budget verfällt in der Regel zum Ende des Kalenderjahres und wird nicht ins Folgejahr übertragen. Es ist wichtig, die Bedingungen Ihres Tarifs zu prüfen.

Gibt es Wartezeiten bei der bKV?

Ja, bei manchen Tarifen können Wartezeiten gelten, in denen bestimmte Leistungen noch nicht erstattet werden. Diese Informationen finden Sie in der Leistungsübersicht Ihres Tarifs.